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bAV.Einfach.Machen. Projektbroschüre

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ASS-KO smart!bAV-ServicesArbeitgeber-Portal• Laufende Verwaltung• Digitalisierung• DokumentenmanagementMitarbeiter-PortalbAV. EINFACH. MACHEN.

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Wir sind ein von Finanz- oder Versicherungsunter-nehmen unabhängiges Beratungs- und Dienstleis-tungsunternehmen für Arbeitgeber. Unser Fokus ist die Verwaltung versicherungsförmiger betrieb-licher Versorgungszusagen (Past-Service) und die Bereitstellung entsprechender Datenservices.Als Dienstleister vermitteln wir weder gegenüber Auftraggebern, noch gegenüber Arbeitnehmerin-nen und Arbeitnehmern Versicherungsverträge. Für solche Fälle arbeiten wir gerne mit auf die bAV spezialisierten Versicherungsmaklern zusammen (Future-Service).Unser Büro liegt in der Mitte Deutschlands, im nordhessischen Fuldabrück bei Kassel. Für Sie sind wir nur einen Klick entfernt: www.ass-ko.solutions oder www.bav-spezialisten.de.Leistungs- und Beratungsspektrum (Auszug) in der bAV• Optimierung des Versorgungsangebots ▪ Ein oder mehrere Versorgungsträger? ▪ Direktversicherung und Pensionskasse? ▪ Unterstützungskasse für alle? ▪ Betriebliche BU ohne Gesundheitsprüfung? ▪ Betriebliche Erwerbsunfähigkeitsversorgung für Risikogruppen? ▪ „Riester“ in der bAV oder besser privat? ▪ Geringverdienerförderung nach § 100 EStG oder alternatives Angebot? ▪ Sozialpartnermodell(e)?• Arbeitgeber-spezische Versorgungsordnung• Vereinbarung zur Entgeltumwandlung kongruent zur Versorgungsordnung• Webbasierte Bewirtschaftungsportale für „Personaler“• Webbasierte Informationsportale für Mitarbeiter• Digitalisierung von Daten und Dokumenten • Automatische Workows• Elektronische Unterschriften • Datenschutzkonforme Kommunikation geschützter DatenGestatten? ASS-KO solutions GmbH & Co. KGKompetent in der bAV, erfahren in der DigitalisierungWir beraten Unternehmen zur Einrichtung und Optimierung von Versorgungswerken, insbeson-dere zur Umsetzung des Anspruchs auf Entgelt-umwandlung nach § 1 a BetrAVG, stellen digitale Informationsplattformen für „Personaler“ und Mit-arbeitende bereit, übernehmen die laufende Be-wirtschaftung der Bestandsverträge und begleiten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei allen Vertragsänderungen, ruhenden Arbeitsverhältnis-sen sowie Austritt bzw. Arbeitgeberwechsel.Seit 2016 setzen wir konsequent auf die Digitalisie-rung aller Dokumente und die Automatisierung al-ler Verwaltungsprozesse durch Einsatz einer web-basierten Abwicklungsplattform „smart!bAV“. Die Bereitstellung individualisierter Arbeitgeber- und Mitarbeiter-Portale ermöglicht die Verknüpfung von Arbeitnehmer-, Arbeitgeber- und – sofern ge-wünscht – Maklerzugrien auf alle Daten, Doku-mente, Vorgänge und redaktionelle Informationen. Alle Ereignisse im „Leben eines bAV-Versorgungs-berechtigten“ melden Arbeitgeber schnell und einfach über kontext-sensitive Assistenten. Deren versicherungstechnische Umsetzung übernimmt ASS-KO.Digital geleistete Unterschriften der Arbeitnehmer und Arbeitgeber verschlanken sämtliche Prozesse und ersparen allen Beteiligten viel Zeit und Geld. Tägliche Datenaktualisierungen mit ausgewählten Versicherern über elektronische Schnittstellen hal-ten alle Daten und Dokumente „up-to-date“.ASS-KO ist Teil eines bundesweiten bAV-Experten-netzwerks aus Rechts- und Steuerberatern sowie bAV-Gutachtern und Spezialmaklern. Bei Bedarf können diese Mitglieder hinzugezogen werden.

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Direktversicherungen• § 3 Nr. 63 EStG• § 40 b EStG a.F.• Arbeitgeber-nanziert• Arbeitnehmer-nanziert• Mischnanziert• planmäßige Erhöhungen (Dynamik)• Altersvorsorge (Rente u./o. Kapital) ▪ konservative Anlage ▪ chancenorientierte Anlage ▪ Einzelfonds oder Vermögensverwaltung• Berufsunfähigkeitsversorgung ▪ mit Gesundheitsprüfung ▪ ohne Gesundheitsprüfung ▪ mit und ohne Beitragsrückgewähr• Erwerbsunfähigkeitsvorsorge ▪ mit Gesundheitsprüfung ▪ ohne Gesundheitsprüfung• Verlust von Grundfähigkeiten ▪ mit vereinfachter GesundheitsprüfungPensionskassen• § 3 Nr. 63 EStG• § 40 b EStG a.F.• Arbeitgeber-nanziert• Arbeitnehmer-nanziert• Mischnanziert• planmäßige Erhöhungen (Dynamik)• Altersvorsorge (Rente u./o. Kapital) ▪ konservative Anlage ▪ chancenorientierte Anlage ▪ Einzelfonds oder Vermögensverwaltung• Berufsunfähigkeitsversorgung ▪ mit Gesundheitsprüfung ▪ ohne GesundheitsprüfungUnterstützungskassen• § 4 d EStG ▪ Arbeitgeber-nanziert ▪ Arbeitnehmer-nanziert ▪ planmäßige Erhöhungen (Dynamik)• Altersvorsorge (Rente u./o. Kapital) ▪ konservative Anlage• Berufsunfähigkeitsversorgung ▪ mit Gesundheitsprüfung ▪ ohne Gesundheitsprüfung ▪ mit und ohne BeitragsrückgewährKomplementäre Services• § 6 a EStG (Pensionszusage) ▪ Arbeitgeber-nanziert ▪ planmäßige Erhöhungen (Dynamik) ▪ Altersvorsorge (Rente und/oder Kapital) ▪ Berufsunfähigkeitsversorgung• Zeitwertkonten• Leistungsberatung vor Ablauf/Rentenbeginn• Rentenbezieher / Rentnerverwaltung• Betriebliche Krankenzusatzversorgung• Betriebliche Unfallversorgung• Sachlohn / Corporate CardsWir verwalten für unsere mittelständischen Firmenkunden sehr unterschiedliche Versorgungszusagen. Manche Konzepte sind einfach, andere komplex – allen gemeinsam ist der Wunsch nach maximalem Komfort in der laufenden Verwaltung und einem Höchstmaß an Transparenz und Verlässlichkeit!Ganz individuell, statt 08/15!

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MIGRATION ALLER BESTANDSDATEN UND -VERTRÄGE IN EIN SYSTEMunabhängig von der Anzahl der Versorgungsträger, einschließlich sämtlicher bAV-relevanter Dokumente in ein zentrales Expertensystem zur gemeinsamen aktiven BewirtschaftungZENTRALE BEREITSTELLUNG UND KOMMUNIKATIONaller bAV-relevanten Informationen seitens eines Unternehmens an die Belegschaft – allgemein und individuell, stationär und mobil (Mitarbeiter-Portal)ASS-KO smart!bAV-Services

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MAXIMAL EINFACHE BEWIRTSCHAFTUNG von Probezeit bis Ruhestand aller Mitarbeitenden, mit oder ohne bestehende Versorgungszusagen, und deren bAV-Verträge für die „Personaler“ – ohne benötigte Versicherungskenntnisse – mittels Be-reitstellung kontextsensitiver elektronischer (Melde-)Assistenten und eines Ticket-Systems für Aufgaben (Arbeitgeber-Portal)EINSATZ ZUKUNFTSFÄHIGER TECHNOLOGIEN (Web-APP, mobile device-fähig, 24/7-erreichbar) erhöht die Nachhaltigkeit der Versorgungen, keine eigene Installation – Browser-basierte Anwendung, deutscher Datenschutz, Server-Standorte in Deutschland, durch-gängige Verschlüsselung aller Daten und KommunikationDatenschutz- und -sicherheitAnsprüche der BelegschaftKunden- kommunikationRechtliche Rahmen-bedingungenDatenhaltungProzesseDaten- konsolidierungGeschwindigkeitDokumenten- management

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MEDIENBRUCHFREIER, DURCHGÄNGIG DIGITALER WORKFLOW FÜR ALLE BETEILIGTEN (AG, AN) Information, Arbeitnehmer-Erklärungen, Protokollierung, Beantragung/Veränderung bAV-Vertrag, Freiga-be/Gegenzeichnung durch Arbeitgeber, Policierung, automatische Ablage, Kommunikation, Archivierung Dokumente und Schriftverkehr, beliebige Formulare, Vorgänge und Aufgaben mit Wiedervorlagen und ErledigungskontrolleMAXIMALE EINSPARUNG (> 80 %) VON PAPIER Vorgangsmappen, Akten, Regale, Lageräche, Porto, Versandmaterial, Konfektionierung, ArbeitszeitAKTIVE BEWIRTSCHAFTUNG DER VERSORGUNGSBERECHTIGTEN „VON PROBEZEIT BIS RUHESTAND“ statt nur passive Verwaltung von Daten und Dokumente: Eintritte und Anmeldungen zur bAV, pünktliche Information der Arbeitnehmer über Ansprüche und Höhe der Arbeitgeber-Zuschüsse, aktive Erzeugung von Beratungsaufträgen an bAV-Vermittler – je nach Anlass, Übernahme des Veränderungsmanage-ments laufender Zusagen und Verträge, Übernahme der Kommunikation mit Versorgungsträgern inklu-sive Erledigungskontrolle, fristenkonforme Begleitung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei Austritten und Abmeldungen, ggf. Verwahrung von Originalurkunden (Outsourcing)SCHLUSS MIT DICKEN UNTERSCHRIFTSMAPPEN!Digitale Stempel/Unterschriften von Arbeitnehmer und Arbeitgeber innerhalb des Systems für alle Formular-basierten Dokumente, Möglichkeit der „Distanzberatung“ und Einholung digitaler Arbeit-nehmerunterschriften via smart!Sign (via SMS-Link oder QR-Code)Welche Ziele könnten Sie haben? smart!Sign – Unterschriften in unter 30 Sekunden, überall und auf allen mobilen Geräten1 2 3Digitale Freigabe mit Stempel und Unterschrift des Arbeitgebers – Inhalt prüfen und digital freigeben, automatische PDF-Ablage in Dok.-Archiv (AG/AN)Digitale Signatur des ArbeitnehmersDokument durch AG aufrufen und freigeben123

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ERHÖHTE BESTANDSFESTIGKEIT DER BAV-VERTRÄGE durch einfacheren Zugri auf Informationen für Arbeitnehmer, verbesserte Aktualität von Informatio-nen und Dokumente, ansprechendes Infotainment (MA-Portal, Web-Applikationen für stationären und mobilen Zugri), kurz: mehr Verständnis und Wertschätzung für das bAV-Angebot des Unternehmens!ERFÜLLUNG ALLER DATENSCHUTZVORGABEN für Datenhaltung und Kommunikation – für Arbeitnehmer und ArbeitgeberMAXIMALE STEIGERUNG VON EFFIZIENZ UND QUALITÄT durch integrierte Plausibilitätskontrollen in alle Meldungen und Prozesse, kontext-sensitive Assistenten, Vorgaben für einheitliche Texte und Formulare, Bereitstellung datenschutzkonformer Kommunikations-wege, Simplizierung von Vorgängen etc.ALLEINSTELLUNGSMERKMAL ALS ARBEITGEBER IM WETTBEWERB um Fachkräfte als „digitaler bAV-Versorger“ ASS-KO smart!bAV-Services

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ZENTRALE INFORMATION DER BELEGSCHAFT ÜBER DAS BAV- ANGEBOT DES ARBEITGEBERSEntwicklung eines mandatsspezischem Service-Portals für Mitarbeiter (MA-Portal), Hinter legung der Versorgungsordnung sowie leicht verständlicher Informationsbroschüren als PDF, diverse Artikel und FAQs in Text- oder PDF-Form zu bAV-relevanten Themen, Schaubilder und Videos zu bAV- relevanten Themen, Online-Rechner (Brutto/Netto, Sparpläne, div. Finanzrechner), Angebotsanfor-derungen für individuelle bAV-Förderberechnungen, Generierung persönlicher Benutzerkonten zum MA-Portal für jeden Arbeitnehmer, 24/7-Webzugri für jeden Arbeitnehmer auf dessen persönliche bAV-Daten und -Dokumente sowie Kommunikation. Einsatz einer für den mobilen Gebrauch opti-mierten Web-APP.MIGRATION VON ARBEITNEHMERDATEN UND BESTANDSVERTRÄGEN Datenschutzkonformer Import von Belegschaftsdaten (Stammdaten, als Auftragsdatenverarbeitung in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten des Mandanten), datenschutzkonformer Import von Bestandsvertragsdaten (eigene Daten/Listen des Mandanten, Daten-/Listen der Versorgungsträ-ger nach Lieferung), Einscannen von Dokumenten vor Ort beim Mandanten, Import und Zuordnung der Dokumente in smart!bAV, Import und Zuordnung elektronisch gelieferter Dokumente seitens der Versorgungsträger (ggf. nach erfolgter Lieferung).INFORMATIONSVERANSTALTUNGEN FÜR ARBEITNEHMERDurchführung fakultativer Infoveranstaltungen (ca. 60 Minuten) zum bAV-Angebot des Unter-nehmens pro Standort, Dokumentation der freiwilligen Teilnehmer in smart!bAV (als Nachweis für Arbeitgeber), Aushändigung der Benutzerzugänge zum MA-Portal gegen digitale Quittung (arbeitsrechtlicher Nachweis der vom Arbeitgeber erfüllten Informationspicht), individuelle Ent-scheidung der Arbeitnehmer zu Teilnahme oder Nicht-Teilnahme an bAV bzw. Erhalt persönlicher Informationen zur bAV gegen digitale Quittung (Protokollierung der Inhalte und Dokumentation der Entscheidung der Arbeitnehmer, ja/nein, mittels digitaler Unterschrift der Arbeitnehmer), da-tenschutzrechtliche Einwilligungserklärung mit digitaler Unterschrift der Arbeitnehmer, ggf. Unter-stützung bei der Durchführung persönlicher Vor-Ort-Informations-/Beratungsgespräche durch den Makler während der Arbeitszeit (Terminvereinbarungen, -erinnerungen u. ä. per E-Mail direkt aus smart!bAV heraus).ERZEUGUNG RELEVANTER DOKUMENTE FÜR BEITRITTE Erstellung einer Online-Formular-basierten Entgeltumwandlungsvereinbarung, mit digitaler Unter-schrift des Arbeitnehmers sowie nachfolgender elektronischer Gegenzeichnung durch den Arbeit-geber mittels digitalem Freigabeprozess, Anmeldung des Arbeitnehmers zum bAV-Gruppenver-trag des Arbeitgebers mittels Onlineformular und digitaler Unterschrift des Arbeitgebers bzw. Bevollmächtigten, ggf. Erklärungen zum (geänderten) Bezugsrecht o.ä. durch den Arbeitnehmer mittels Online-Formular mit digitaler Unterschrift des Arbeitnehmers vor Ort (ggf. nachfolgende Bestätigung des Arbeitgebers erfolgt durch elektronische Gegenzeichnung mittels digitalem Frei-gabeprozess), automatische Ablage aller Formulardokumente beim Arbeitnehmer, aktive nach-richtliche Information des Arbeitgebers über bAV-spezische Veränderung der Lohn-/Gehalts daten (Entgeltumwandlung, Arbeitgeber-Zuschüsse etc.) innerhalb des Systems, Beratungsaufträge an bAV-Vermittler – je nach Anlass, Übernahme des Veränderungsmanagements laufender Zusagen und Verträge, Übernahme der Kommunikation mit Versorgungsträgern inklusive Erledigungskon-trolle, fristenkonforme Begleitung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei Austritten und Abmel-dungen, ggf. Verwahrung von Originalurkunden (Outsourcing).Welche HR-Prozesse werden in das Projekt einbezogen? 1234

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VERWALTUNG DER BAV-DOKUMENTE Import der bAV-Policen (PDF) und Ablage im Dokumentenarchiv des Arbeitnehmers, datenschutz-konforme Benachrichtigung darüber von Arbeitgeber und Arbeitnehmer per Push Notication und/oder per E-Mail mit DeepLink zum Ablageort innerhalb smart!bAV, ggf. Verwahrung der Originale für Arbeitgeber oder Postversand der Urkunden an Arbeitgeber, Aktualisierung aller Änderungsdokumente und Nachträge o.ä. im Dokumentenarchiv des Arbeitnehmers mit jeweils datenschutzkonformer Benachrichtigung des Arbeitgebers und/oder Arbeitnehmers über neue Dokumente, Zugrisschutz auf neue Dokumente durch Anmeldung in smart!bAV.ÜBERNAHME ALLER EREIGNISBEZOGENEN MELDUNGEN AN DIE VERSORGUNGSTRÄGER von der Anmeldung zur bAV, über sämtliche Änderung von Stamm- oder Kommunikationsda-ten der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer, Veränderungswünschen zu bestehenden bAV-Verträgen (Beitragshöhen, Zahlweisen, Zusatzversicherungen, temporäre Beitragsfreistellungen und Wieder-inkraftsetzungen nach z. B. Elternzeit oder langfristiger Erkrankung etc.) bis hin zur Abmeldung von der bAV bei Austritt meldet der „Personaler“ nur noch das Ereignis bzw. den Wunsch des Arbeitnehmers mittels einfacher und für alle Versorgungsträger einheitlicher, kontextsensitiver Online-Assistenten. Die versorgungstechnische Plausibilisierung und Qualitätskontrolle sowie ver-sicherungstechnische Veranlassung nebst Erledigungskontrolle beim jeweiligen Versorgungsträger erfolgen seitens ASS-KO als immanenter Teil der ASS-KO smart!bAV-Services. Sowohl Arbeitge-ber als auch Arbeitnehmer können in ihren jeweiligen in smart!bAV-Portalansichten den aktuellen Stand aller (sie betreenden) Vorgänge in Echtzeit verfolgen.ERZEUGUNG RELEVANTER DOKUMENTE BEI AUSTRITT Bei jeder Austrittsmeldung prüft ASS-KO automatisch im Hintergrund die Möglichkeit der versi-cherungsvertraglichen Lösung gemäß § 2 Abs. 2 oder 3 BetrAVG und stellt ggf. dem Arbeitgeber innerhalb von smart!bAV das entsprechend vorausgefüllte Formular als PDF für den Arbeitnehmer und den Versorgungsträger zur Verfügung; die Finalisierung des Dokuments durch den Arbeit-geber erfolgt durch elektronische Unterschrift im digitalen Freigabeprozess. Die Formularfassung für den Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber nötigenfalls ausdrucken und dem Arbeitnehmer über-geben. Bei Finalisierung des Dokuments durch den Arbeitgeber erzeugt smart!bAV automatisch einen Vorgang für ASS-KO, sodass die Formularfassung für den Versorgungsträger direkt aus smart!bAV heraus per TLS-verschlüsselter E-Mail mit Zustellbestätigung an den Versicherer ge-leitet werden kann. Sofern der Arbeitgeber ASS-KO mit der Verwahrung der Originalurkunden beauftragt, stellt ASS-KO dem Arbeitnehmer gegen Nachweis fristgerecht die Originaldokumente per Post zu.BEGLEITUNG DER ARBEITNEHMER BEI AUSTRITT BZW. AG-WECHSEL Ausgetretene Arbeitnehmer werden innerhalb der ASS-KO smart!bAV-Services vorübergehend einem ktiven „Inte-rims-AG“ zugeordnet und behalten somit bis auf Weiteres ihren Zugang zu einem MA-Portal und vollen Zugri auf ihre Daten und Dokumente – ggf. zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber.5678

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CLOUD SERVICES AUS DEUTSCHLANDDer Lizenzgeber von smart!bAV ist Mitglied und Unterstützer der Initiative Cloud Services Made in Germany. Die Daten der Kunden dürfen ausschließlich auf Servern in Deutschland gehalten wer-den. Dadurch gilt das strenge deutsche Datenschutzrecht. Dieses regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und schützt Cloud-Nutzer so vor Datenmissbrauch.TÜV-IT ZERTIFIZIERTE RECHENZENTREN Betrieben werden die für smart!bAV relevanten Rechenzentren von dem Unternehmen akquinet in Ham-burg. Mit seinen TÜV-IT zertizierten Rechenzentren in Hamburg, Norderstedt und Itzehoe setzt akqui-net neue Maßstäbe und hat den Deutschen Rechenzentrumspreis 2013 sowie den ersten Internationalen Preis für das beste neue Rechenzentrum des Jahres gewonnen. Neben den Standards für Daten- und Zutrittssicherheit sowie der technischen Ausstattung – beides auf dem aktuell neuesten Stand – errei-chen die Rechenzentren auch in Sachen Energieezienz Spitzenwerte in Deutschland. Green IT ist uns ein wichtiges Anliegen. Der Betrieb der Rechenzentren erfolgt unter ökologischen und ökonomischen Gesichtspunkten.SICHERE ÜBERTRAGUNG PER SSL/TLS Alle Daten werden auf den Übertragungswegen durchgehend SSL-verschlüsselt. Für unsere Kunden be-deutet dieses anerkannte Verschlüsselungsverfahren, das z. B. auch beim Onlinebanking eingesetzt wird, eine maximale Sicherheit nicht nur bei der Speicherung, sondern auch auf dem Weg durch das Internet. Sämtlicher E-Mail-Verkehr aus smart!bAV heraus setzt auf dem Verschlüsselungsstandard TLS 1.2 auf.ZERTIFIZIERTER DATENSCHUTZ Alle Maßnahmen und Regelungen im Rah-men des Datenschutzes und der Daten-sicherheit werden regelmäßig durch exter-ne Experten überprüft und zertiziert. Für unsere Kunden bedeutet dies eine geprüfte Sicherheit für die sensiblen Daten Ihrer Be-legschaften sowie Ihrer eigenen Daten.Qualität der Datenhaltung Zertifikat (gültig bis 6. April 2018) Die Smart!Cloud Services AG Borsteler Chaussee 55, 22453 Hamburg erfüllt die Anforderungen des Datenschutzes nach BSI-Grundschutz Baustein 1.5 Die Anforderungen sind in der Risikoanalyse des Datenschutzes beschrieben. Dieses Zertifikat gilt nur im Zusammenhang mit dem Datenschutz Jahresbericht vom 12.01.2017. Bremen, 7. April 2017 Dietmar Niehaus ppa. Sandra Besser

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FACHLICHE QUALITÄTSKONTROLLEDie „Personaler“ in den Unternehmen sind regelmäßig KEINE Versicherungsfachleute, weshalb betriebliche Ereig-nisse oft vorschnell unqualizierte versicherungstechnische Veränderungsmeldungen bei den Versorgungsträgern auslösen. Dadurch können unter Umständen die versiche-rungsförmigen Rückdeckungen der Versorgungszusagen außer Kraft gesetzt werden (Bsp.: Beitragsfreistellung einer Direktversicherung mit Berufsunfähigkeitsschutz wegen El-ternzeit unterbricht den Versicherungsschutz, die arbeits-rechtliche Zusage für den Fall der Berufsunfähigkeit wird aber für diesen Zeitraum nicht kongruent ankiert). Deshalb melden „Personaler“ an ASS-KO nur (noch) die betriebli-chen Ereignisse – dafür sind keinerlei Versicherungskennt-nisse nötig! Die versorgungstechnische Plausibilisierung und Qualitätskontrolle sowie die versicherungstechnische Veranlassung nebst Erledigungskontrolle beim jeweiligen Versorgungsträger erfolgen seitens ASS-KO – ggf. erst nach qualizierender Rücksprache mit dem Arbeitnehmer und/oder dem Arbeitgeber. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können in ihren jeweiligen Portalansichten den aktuellen Stand aller (sie betreenden) Vorgänge in Echtzeit verfolgen. „BAV-COACH“ DER PERSONALABTEILUNG / BETREUTE BEWIRTSCHAFTUNGIm Vergleich zum Mitbewerb, die entweder eine vom Arbeit-geber selbst zu installierende und operativ eigenständig zu betreibende IT-Anwendung für die bAV oder eine vollstän-dige Outsourcing-Variante (Service-Level-Agreement oder IT-Anwendung inklusive Übernahme aller bAV-Prozesse und HR-Aufgaben) durch den Dienstleister anbieten, posi-tioniert sich ASS-KO mit seinen smart!bAV-Services ganz bewusst in der Mitte: als „aktiver bAV-Coach für Unterneh-men“. Arbeitgeber behalten ihre Hoheit über HR-Prozesse und lagern nur die fachliche Qualitätskontrolle und Ausfüh-rung an einen externen Spezialisten aus. Dabei genießen Arbeitgeber gleichzeitig die Vorteile eines Outsourcing, wie z. B. Ressourcenersparnis.DATENSCHUTZKONFORMER AUSTAUSCH VON DATEN UND DOKUMENTEN Innerhalb der ASS-KO smart!bAV-Services können durch einfache Up- und Downloadfunktionen für jeden Arbeit-nehmer individuell Dateien und Dokumente SSL-ver-schlüsselt vom Arbeitgeber an ASS-KO bzw. von ASS-KO an den Arbeitgeber übermittelt werden. Damit entfällt die vielfach übliche Praxis, sensible Daten in Form „oener E-Mails“ oder als ungeschützte Datei im Mailanhang zu versenden. Der Datenschutz bleibt stets gewahrt!Qualität der Prozesse

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NachhaltigkeitNACHHALTIGKEIT DER BAV IM UNTERNEHMENDie maximale Vereinfachung der Verwaltung und Bewirtschaftung des bAV-Bestands mit Hilfe der ASS-KO smart!bAV-Services fördert die Verbreitung der bAV im deutschen Mittelstand: „die Verwaltung der bAV ist (jetzt nicht mehr!) zu kompliziert!“. Arbeitgeber „trauen“ sich durch die smart!bAV-Services, eine unter-nehmensweite bAV aktiv anzubieten und zu kommunizieren.Mit der zentralen Bereitstellung aller allgemeinen und individuellen Informationen, Daten und Dokumente zur bAV an die Arbeitnehmer erfüllen Unternehmen ihre Fürsorge- und Informationspichten in arbeits-rechtlich vorbildlicher Manier.Arbeitnehmer haben jederzeit einfachen Zugang und Zugri auf allgemeine und ihre persönlichen bAV-Da-ten und Dokumente. bAV wird auf Wunsch täglich „erlebbar“ und wertvoll! Damit steigt bei Arbeitnehmern die Bereitschaft, in bAV zu investieren bzw. bestehende bAVs zu erhalten.ARBEIT- NEHMERARBEITGEBERGeschäftvorfälle von AG oder ANVerschlüsselte Kommunikation (revisionssicher!)Daten und Dokumente von Versicherern, Terminabstimmung, BeratungNACHHALTIGKEIT DER BAV FÜR ARBEITNEHMERDurch die aktive Bewirtschaftung aller bAV-Verträge ist ASS-KO sehr früh in die Entscheidungsndungen zur Veränderung (Abschluss, Änderung, Kündigung) von bAV-Verträgen eingebunden. ASS-KO kann qualiziert auf eventuell nachteilige Entscheidungen hinweisen, Einuss nehmen und ggf. bestandserhal-tend eingreifen, anstelle nur noch die von Arbeitnehmer oder Arbeitgeber – oft mangels Fachwissen – herbeigeführte Entscheidungen zu verwalten.

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EINFÜHRUNG In den ersten 3 Monaten erfolgt eine enge Kommunikation und Abstimmung zwischen dem Projektleiter der ASS-KO und der Personalabteilung des Mandanten, ca. fünf vor-Ort-Sequenzen beim Mandanten, ca. drei bis fünf Abstimmungstelefonate oder Online-Meetings pro Woche, wechselseitige Qualitätskontrolle aufgrund neuer Prozesse und Workows beim Arbeitgeber (u. a. ungewohnte Informationsdichte für die Personalsachbearbeiter), zentrale Kommunikation aller „Störfälle“ an den Projektleiter, laufende Kommuni-kation von Neuerungen/Optimierungen durch den Projektleiter an die Personalabteilung des Mandanten.BETRIEBSPHASEIm laufenden Betrieb erfolgt eine regelmäßige wöchentliche Kontrolle aller erledigten und oenen Aufgaben, Vorgänge und Wiedervorlagen mittels smart!bAV-interner „ToDo-Listen“ (Ticket-System). Alle Aufgaben und Vorgänge sind erfasst und bestimmten Sachthemen oder Aufgabenbereichen der ASS-KO-Mitarbei-ter/innen zugeordnet. Die jeweiligen Key-Accounts können dadurch zeitnah auf eventuelle „Flaschenhals-eekte“ oder freie Ressourcen reagieren und ggf. Aufgaben neu verteilen.• Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten des Arbeitgebers zur Speicherung von Arbeitnehmer-daten im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung• Abstimmung mit Geschäftsleitung und Betriebsrat des Arbeitgebers zur obligatorischen Ausgabe der Benutzerzugangsdaten für das MA-Portal an alle Arbeitnehmer gegen Empfangsnachweis• Unterschiedliche VL- oder sonstige Leistungen des Arbeitgebers an unterschiedlichen Standorten oder Konzerngesellschaften in Prozesse und Workows plausibel abbilden• Versorgungsträger des alten „Streubestands“ des Arbeitgebers zur Lieferung elektronischer Daten und Dokumente in geeigneter Form an ASS-KO bewegen• Entwicklung elektronischer Schnittstellen für Importe von Versorgungsträgern für Daten und Dokumente Wie wird das Projekt gemanagt und geleitet?Welche Herausforderungen sind zu beachten?

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SÄMTLICHE MELDUNGEN IN SMART!BAV ZENTRALISIEREN (ALL-IN-ONE) Alle Meldungen des Arbeitgebers zu bAV-relevanten Ereignissen an ASS-KO erfolgen durch den Arbeitge-ber/Personaler ausschließlich innerhalb des ASS-KO smart!bAV-Systems! Damit lösen sämtliche Arbeit-geber-Meldungen automatische Tickets (Aufgaben/Vorgänge) für ASS-KO aus. Im Ergebnis werden keine Aufgaben/Tickets mehr übersehen bzw. haben Ar-beitgeber und ASS-KO gleichermaßen Einsicht in die Erledigungsfortschritte. Die Projektkontrolle für die Key-Accounts des Arbeitgebers und der ASS-KO wird erheblich verbessert. Externe E-Mail- oder Faxmeldun-gen vom oder an den Arbeitgeber außerhalb des ASS-KO smart!bAV-Systems werden nicht mehr zugelassen (ggf. „nachhaltige Überzeugung“ der Sachbearbeiter zur Nutzung des smart!bAV-Ticketsystem). PROZESSE VEREINFACHT (SIMPLIFIZIERUNG) Durch die Bereitstellung maximal einfach zu bedienen-der, kontextsensitiver Assistenten, steigt die Bereitschaft der Arbeitgeber/Personaler zu fristgerechten bzw. zeit-nahen Meldungen betrieblicher Ereignisse – die Sorge vor Falschbedienung oder Aufwand für das Finden der richtigen Formulare (ver-)schwindet. Viele bisher quali-zierte HR-Aufgaben könnten theoretisch von Aushilfen erledigt werden. PROZESSE QUALIFIZIERT (ENTHAFTUNG) Die bisher für Arbeitgeber/Personaler fachlich anspruchs-volle Abwicklung der bAV führt vielfach zu arbeitsrecht-lichen und haftungsrelevanten „Unterlassungen“ aus Un-wissen. Betriebliche Ereignisse, z.B. Beitragsänderungen der bAV-Verträge, blieben oft arbeitsrechtlich unankiert, z. B. fehlt eine kongruente Änderung der Entgeltum-wandlungsvereinbarung. Durch die alles vereinfachende Nutzung der ASS-KO smart!bAV-Services bleibt kein be-triebliches Ereignisse mehr fachlich unbegleitet, da der qualizierte bAV-Betreuer von Anfang an in jeden Vor-gang eingebunden ist. Arbeitsrechtlich relevante Formal-versäumnisse fallen sofort auf bzw. werden ggf. durch ASS-KO im Zuge der Vorgangsbearbeitung konsequent „miterledigt“.Insbesondere die halbautomatisch begleitenden Pro-zesse bei Einstellung (Bsp.: Prüfung einer „mitge-brachten“ bAV eines Vorarbeitgebers auf Risiken) und Austritt (Bsp.: Begrenzung des Versorgungsanspruchs auf die versicherungsvertragliche Lösung), reduzieren die Subsidiärhaftung im Leistungsfall für den Arbeit-geber erheblich.Darstellung zentraler Erfolgsfaktoren

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Wie werden Sie zur Zeit betreut?Darstellung zentraler Erfolgsfaktorenidealtypische Verteilung von Aufgaben und Leistungen im Rahmen der bAV/bBULeistungenVermittler / MaklerLeistungenVerwaltung DienstleisterEinrichtungfachliche Analyse des bestehenden Versorgungswerks■ *Erstellung eines Fachkonzepts für optimiertes Versorgungswerk■ *rechtliche Prüfung des Versorgungswerks*■ *Erstellung / Aktualisierung der Versorgungsordnung*■ *Abstimmung Prozesse, Dokumente, Datenschutz■ ■Erstellung eines Einrichtungskonzepts/-plans■Erstellung der Verwaltungsrichtlinie■Erfassung/Migration Altverträge■Beschaung fehlender Dokumente von Altverträgen■Digitalisierung Dokumente■Archivierung Originaldokumente■Schulung/Einweisung interne/externe Mitarbeiter (HR, Lohn)■Begleitung bei Produktion Informationsmaterial■ ■Durchführung Mitarbeiter-Versammlungen■ ■DatenschutzEinholung datenschutzrechtliche Einwilligung der Arbeitnehmer■datenschutzrechtliche Liste aller Kooperationspartner■ ■geschützte Korrespondenz Arbeitgeber an Betreuer■ ■geschützte Korrespondenz Betreuer an Arbeitgeber■ ■geschützte Korrespondenz Betreuer an Versicherer■ ■geschützte Korrespondenz Betreuer an Arbeitnehmer■ ■EintrittRegistrierung Eintritt■Überwachung von Probezeiten■Erstellung Beratungsaufträge an spez. Arbeitnehmer-Berater■Übergabe/Bereitstellung Informationsmaterial an Arbeitnehmer■ ■persönliche Information und Beratung der Arbeitnehmer■ggf. Vermittlung von Versorgungsverträgen■Dokumentation der Information/Beratung■ ■Meldung an Lohnbuchhaltung (intern/extern)■Prüfung Übernahme bestehender Versorgungszusagen■Vertragsauskunft/-analyse■Übernahmeberatung (Portierung/VN-Wechsel)■Durchführung Übernahme durch Portierung■Durchführung Übernahme durch Versicherungsnehmerwechsel■Korrespondenz / Dokumentenarchiv■ ■Laufende Bewirtschaftunglaufende Beratung des Arbeitgebers (Versorgung)■laufende Betreuung des Arbeitgebers (Bewirtschaftung)■Veranlassung von Neuverträgen, Anpassungen o.ä.■Erfassung der Neuverträge, Anpassungen o.ä.■Meldung von Vertragsänderungen (Krankheit, Elternzeit, etc.)■Meldung von Stammdatenänderungen■Auskünfte im Rahmen eines Versorgungsausgleichs■Meldung an Lohnbuchhaltung (intern/extern)■Klärung der Beitragskonten ■Meldung an Pensions-Sicherungs-Verein■Versand der jährlichen Überschuss-/Wertmitteilungen■Bericht zum Versorgungswerk (jährlich)■Korrespondenz / Dokumentenarchiv■ ■AustrittRegistrierung Austritt ohne Versorgungsansprüche■Registrierung Austritt mit Versorgungsansprüchen■Begleitung im versicherungsvertraglichen Verfahren (Enthaftung des AG)■Korrespondenz / Dokumentenarchiv■ ■* ggf. durch bzw. in Kooperation mit Fachanwalt für Arbeitsrecht bzw. Spezialist für bAV

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VERSORGUNGSORDNUNG• Besteht eine Versorgungsordnung oder Richtlinie für die bAV? In Schriftform? Schließt diese alle Regelungslücken des Betriebsrentengesetzes?• Wissen Sie, wie Sie die Versorgungsordnung an die Neuerungen des Betriebsrentenstärkungs-gesetzes anpassen? Stichworte: Doppelzahlung von Arbeitgeberzuschüssen vermeiden, Behand-lung alter „40b-Verträge“, Geringverdienerförderung ja/nein, „Nahles-Rente“ ...ENTGELTUMWANDLUNGSVEREINBARUNG• Existieren für alle Bestandsverträge schriftliche Vereinbarungen über die Entgeltumwandlung? • Sind diese an die Neuerungen des Betriebsrentenstärkungsgesetzes anzupassen?SPEZIALISIERTER DIENSTLEISTER• Der klassische Versicherungsagent muss die Interessen des Versicherers wahren. Er ist damit de facto Gegenpartei des Arbeitgebers und für eine arbeitsrechtliche Funktionsauslagerung ungeeignet.• Spezialisierte bAV-Makler oder -Dienstleister stellen umfangreiches Fachwissen und digitale Experten systeme bereit, mit denen Ihr Versorgungswerk schlank, professionell und datenschutz-konform bewirtschaftet werden kann - in Ihrem Interesse!Ist Ihr Unternehmen bAV-t?

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ARBEITGEBER-SERVICE-PORTAL• Liegen sämtliche Stamm- und Vertragsdaten zentral, in digitaler Form vor? Auch alle Policen, Nachträge und arbeitsrechtlichen Vereinbarungen zur bAV?• Wer meldet und „bewirtschaftet“ die laufenden Ereignisse, wie Ein- und Austritte, ruhende Arbeits-verhältnisse, Wiederinkraftsetzungen etc.? Suchen Sie immer noch die verschiedenen Formulare der Versicherer oder nutzen Sie schon ein einheitliches, digitales Expertensystem?DATENSCHUTZ• Wem dürfen persönliche Daten der Belegschaft übermittelt werden? Und wie? Haben die betroenen Arbeitnehmenden überhaupt einer Speicherung, Nutzung und Weitergabe ihrer Daten zugestimmt?• Ist Ihr aktueller bAV-Betreuer auf den Datenschutz schriftlich verpichtet?MITARBEITER-SERVICE-PORTAL• Wo ndet Ihre Belegschaft die Informationen über das bAV-Angebot des Unternehmens? Wer pegt diese Informationen? Wie wird Neues kommuniziert? Wer führt den Nachweis darüber?• Kommen Sie ihren Informationspichten schon elektronisch nach? Das wäre ja einfach! Wo nden Mitarbeiter Kopien ihrer Verträge und Dokumente? Bieten Sie Infotainment zum Thema bAV an?

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ASS-KO solutions GmbH & Co. KGMelsunger Straße 38, 34277 FuldabrückTelefon: 05665 9478-26E-Mail: post@ass-ko.solutionswww.ass-ko.solutionswww.bav-spezialisten.de